時間短縮できるかも!聞くに聞けないビジネスメール。こう書いたらいいんじゃない?

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

はじめまして。

年末から順調に体重を増やし続けてますヤッホーアッキーです。

人生2回目!みんなご存知「ビリーブートキャンプ」に入隊して頑張ろうかなと思ってる今日この頃です。

さて今日は ビジネスメールについて書いてみたいと思います。

私はメールを仕事で使うようになり10年、その中で私がメール対応について思うこと見やすいなと思ったメールの書き方についてご紹介します。

仕事においてメールって?

メールは仕事においてなくてはならない存在ですよね。

メールは大切な証拠となります!

大事な内容は電話で話したとしてもメールで送るようにしましょう。

問題が起こった時「言った」「言わない」のトラブルになったり、認識に違いがあったりします。

そんな時メールで文章化しておけば、のちのち「このようにご連絡しておりました。ご確認お願いします」と確認してもらう事も可能になったり間違った解釈をしてしまっててもその時点で勘違いを回避できたりもするのではないかと思います。

しかも送信日時、受信日時がメールに記録されておりそのメールがいつ書かれたかなど明確になります。

このような事からも私たちの仕事においてメールはなくてはならない物なのです。

そんなメールとどう付き合っていくか・・・。

考えてみたいと思います。

メールが早い人は仕事も早い

先日読んだ本に「仕事が早い人=メールが早い人」とありました。

確かにそうだな。と思いました。

私の仕事はメールだけではありませんが、確かにメールの比重は多くみんな常にメールフォルダを開いてます。

毎日、多数の問い合わせに対してやりとりするのですが、私は今まで送信されてきた内容を確認しそれに対し返信しまたメールがきて返信し・・・・という感じで1件の問い合わせに対して返信受信を幾度となく繰り返してました。

このやりとりの回数を減らすことが、メール対応の時間短縮につながるのではと思います。

ではなんで何回もやりとりが発生するのでしょうか。

もちろん相手からの返信が必要な場合もありますが、それ場合は相手がそのメールだけで確認・納得ができないからです。

ということは、分かりにくいメールだという事になります。

分かりやすいメールとは?

さて今回は私が見やすくて分かりやすいなと思うビジネスメールの書き方についてご紹介したいと思います。

メールは相手の顔が見えないコミュニケーションになります。

顔が見えれば相手の反応も分かりやすいのですが、見えないので相手に思わぬ誤解を与えてしまうリスクも伴います。

なるべく誤解のないように見やすく作ってみましょう。

分かりやすく読みやすいメールを作るには、下記のような事に気をつけて送ればいいのではないでしょうか。

①余計な事を書かない

②文を短くする

③箇条書きにする

④改行を上手に使う

見やすいメールと見にくいメール

ここで実際にメールの例文を見ていきましょう。

読みにくいメールの例文

―――――――――――――――――――――――――

お世話になっております。

○○商事の▲▲です。

○月○日○曜日のミーティングについてご案内いたします。

議題は今期の営業成績の振り返り来期の予算の振り分けについてです。

時間は16時から18時を予定しております、場所は弊社2階B会議室です。

弊社の参加者は田中課長および営業員全員になります。

資料作成させて頂きますので参加者の人数をお知らせ頂けませんでしょうか。

よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――――――――

こんな内容のメールがきたらどう思ういますか?

ぱっと見た目で読む気になりませんよね。

 

私は最近老眼も始まり字がビッシリ書いてあるものは・・・

読みにくいし読む気になりません。

送った相手の方ももしかしたら読む気にならず、このメールを後回しにされて回答が遅くなり資料の作成が遅れてり、もしくは忘れてしまわれる可能性もあると思います。

そんなことを防ぐ為にも読みやすいメールにしましょう。

読みやすいメールの例文

―――――――――――――――――――――――――

お世話になっております。

○○商事の▲▲です。

〇月〇日ミーティングについてご連絡いたします。

■ミーティングの詳細

日時:〇月〇日(〇曜日)16時分〜18時

場所:弊社2階B会議室

参加者:田中課長および営業員全員

議題:(1)今期の営業成績の振り返り
(2)来期の予算の振り分け

 

なお、資料作成させて頂きますので

参加者の人数をお知らせ頂けませんでしょうか。

よろしくお願いいたします

―――――――――――――――――――――――――

この方が断然読みやすいですし

読む気になりますね!

さいごに

自分の送っているメールを一度チェックしましょう。

■分かりやすいメールか

・送った相手から何度も返信がきていないか

■見やすいメールか

・改行を上手に使ってるか

・箇条書きにしてまとめているか

・文章は短いか

 

みなさんも見やすい・読みやすいメールを作って、やりとりの回数を減らしメール対応の時間短縮を目指しましょう。

 

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

SNSでもご購読できます。