ちょっとした売上管理ならExcelのピボットテーブルを活用しよう

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ピボットテーブルアイキャッチ

息子と娘の「今日こそプール開き!」の日がすべて大雨なことに、雨女のDNAをいつ告白しようか本気で悩む3児の母、ライターの村上ですみなさんこんにちは。

たまには本職の知識(パソコンスクール)を役立てようと思いまして、今回は売上管理に便利なExcelの機能についてご紹介します。その名も「ピボットテーブル」名前だけで機能が全く連想できないが為に、すごく便利なのにあまり使われない、そんな悲劇の機能です。日本マイクロソフトさんはもうちょっと良い翻訳ソフト使ったほうがいいと思います。

売上管理ならピボットテーブルで

売上管理表とか、報告用の表とか、もしかして1つづつ作ってません…?うわ、ECサイト管理の業務、多すぎ…ってなってません?そんな貴方はとりあえずピボットテーブルを使ってみましょう。とても簡単に売上の分析ができるようになりますよ。マジでマジで。

1.データベースをつくろう

データベースというのは、日付、項目名、金額などを1件ずつ縦にずらーっと並べた形のものを言います。住所録などもデータベースですね。

作成上のルールとしては

  • 見出しを作る
  • 1件につき1行をつかう
  • 空白行を入れない
  • タイトルを入れる場合は、タイトルと見出しの間は1行空ける

これを守って作成しましょう。作成例としてはこんな感じです

データベース作成例

2.ピボットテーブルを作成しよう

最初にデータベースさえ作ってしまえばあとはすべてピボットテーブルがやってくれます。早速やってみましょう!
1.で作成したデータベースの中をクリックしておきます

「挿入」タブの左にある「ピボットテーブル」をクリックします

ピボットテーブルを作成します

範囲と作成先を確認して「OK」をクリックすると、ピボットテーブル用のシートが作成されます

作成の確認

ピボットテーブル完成

これでピボットテーブルのできあがり!思ってたんと違う…私もそう思っていた時期がありました。

3.調べたい項目を追加しよう

ピボットテーブルは画面右側に表示される「ピボットテーブルのフィールドリスト作業ウィンドウ」で管理をします。それにしても名前もうちょっとどうにか出来なかったんでしょうかね。

例えば、その日に何の種類がどれだけ売れたかを調べたい場合は

列ラベル:種類

行ラベル:日付

値:金額

となるように、下のボックスに文字をドラッグします

項目名をドラッグ

そうすると、このように種類ごとに売上金額が表示されます(日付はこの時点では1日毎の表示です)

完成その1

わぁ!これだけでもう種類別の集計表ができたよママン!!

あとはその都度「ピボットテーブルのフィールドリスト作業ウィンドウ」の行と列に出したい集計をドラッグ&ドロップするだけ!意味がわかってくると、2項目入れてもっと複雑な集計もつくれるよ!
ちなみに、上の写真のように月ごとの売上をチェックしたい場合は、日付の部分で右クリックして、「グループ化」をクリック、単位を月にします

右クリック

月表示にします

ね、簡単でしょ?

表示形式を変更してみよう

ピボットテーブルでは、数値エリアに三桁区切りのカンマ表示が設定されていません。

数値が入っているところをクリックして

  1. 「フィールドの設定」をクリック
  2. 画面左下の表示形式をクリック表示形式を変更
  3. 一覧から「数値」をクリックして、桁区切り(,)を使用するにチェックをいれてOKをクリックします

ピボットテーブルの桁区切り形式

ピボットテーブルが使えるようになれば、データベースさえ作っておけば、報告・集計の表を一から作る必要はないってことがよくわかりますよね。Excelの便利な機能を使いこなしてさっさと業務を終わっちゃいましょう!

今日はとても勉強になる記事だったわー。シェアよろしくです!

以上、ライター村上でした。ではまた!

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