受注処理を手作業で繰り返していて、「入力ミスが多い」「発送通知だけで一日が終わる」と悩んでいませんか。
楽天RMSでCSVを使って「発送完了報告」等の処理を標準化すると、手入力の手間がゼロになり、処理スピードが劇的に向上します。

この記事では、CSVを使った受注反映フロー（特にお荷物伝票番号の一括登録）の基本から、よくあるエラーの対処法、運用を安定させるコツまでを解説します。
一緒に無理なく運用を整えて、繁忙期も安心して対応できる環境を目指しましょう。

事前準備と権限整備

安全に始めるための土台づくりを先に固めます。
ここを整えるだけで、いざ本番という時の迷いや手戻りが大きく減ります。最初の環境設定が、毎日の業務スピードを左右します。

必要なRMS権限の確認

CSVによる一括更新を行うには、RMSの「受注・決済管理」内で適切な権限が必要です。
特に作業者のアカウントに対して、「お荷物伝票番号CSV取込」や「受注データの更新」が可能になっているかを確認してください。

権限が「閲覧のみ」になっているとCSVのアップロードメニューが表示されないため、事前にメイン管理者による設定変更が必要です。

作業者ごとの役割分担

CSVによる一括処理は数百件の注文ステータスを一度に書き換えるため、明確な役割分担が重要です。
「CSV作成担当」「チェック担当」「取込実行担当」を決め、可能な限りダブルチェックを行う体制にすると、誤配送や通知ミスを未然に防げます。

また、配送会社コードの不一致などのエラーが出た際、誰が修正判断を行うかという例外時の連絡経路も決めておきましょう。

データ保管とバックアップのルール

万が一の誤更新に備え、処理前の状態を把握できるようにしておくことが鉄則です。
RMSから最新の受注データをダウンロードして保存しておくか、今回アップロードするCSVファイルを「YYYYMMDD_発送反映用.csv」のように日付入りで保管します。

元データがあれば、もし間違った伝票番号を反映してしまっても、どの注文に影響したかを即座に特定・修正できます。

RMS仕様と項目マッピング

送り状発行ソフト等から出力したデータを、RMSが受け取れる形に合わせる工程です。
エラーの大半はここで防げます。RMSの仕様に正しく合わせることが、エラーゼロへの近道です。

更新用CSVの必須項目

発送完了報告（お荷物伝票番号CSV）を行う場合、RMSが照合のために必要とする必須項目があります。
最も重要なのは「受注番号」です。これに加えて「お荷物伝票番号」「配送会社コード」が必須となります。

新規登録とは異なり、購入者名や商品名などの情報は更新時には不要です。
余計な項目が含まれていると取り込みエラーの原因になることがあるため、必要な列だけを残したシンプルな構成を目指しましょう。

文字コードと配送会社コードの仕様

CSVファイルの形式は細部まで仕様に合わせる必要があります。
文字コードはShift-JISが推奨されており、Excelでそのまま保存すれば通常問題ありませんが、ツールによってはUTF-8になる場合があるので注意が必要です。

また、配送会社は「ヤマト運輸」などの名称ではなく、RMSで定義された「1001」などの数値コードで指定する必要があります。
このコード変換が正しく行われているかが最大のチェックポイントです。

マッピング表の作成

自社の出荷システムが出力するCSVと、RMSの項目を対応づける表を作成します。
「出荷データの注文ID」→「RMSの受注番号」、「出荷データの問合番号」→「RMSのお荷物伝票番号」のように定義します。

一度型を作ってしまえば、日々の作業はコピペやマクロで自動化できるようになります。

データ整形とエラー対策

実データをRMSに取り込む前の最終調整です。
形式の不一致によるエラーを未然に防ぎ、スムーズな完了を目指します。

受注番号と伝票番号の形式チェック

最も多いエラーは「受注番号の不一致」と「伝票番号の桁数不足」です。
Excelで開いた際に、長い数字の末尾が「000」になったり、指数表記（1.23E+11など）になったりしていないか確認してください。

これらを防ぐため、ExcelではCSVを開く際に全ての列を「文字列」として取り込む設定にするのがコツです。

不要な空白や改行の削除

データの末尾に気づかないスペースが入っていたり、セル内で改行が含まれているとエラーになります。
特に伝票番号の前後に半角スペースが混じっているケースは頻発します。

保存したCSVをメモ帳などで開き、データの並びが崩れていないか目視確認する手順を入れると確実です。

テスト実行と本番対応

いきなり全件投入せず、慎重に進めることが安定運用の鍵です。
「少数テスト→確認」のサイクルが、大きなトラブルを防ぎます。

1件のみのテストアップロード

初めてのCSVフォーマットを使う際は、必ず1件～数件だけのファイルでテストを行います。
アップロード後に処理結果メールやログを確認し、エラーが出ていないか、RMS上でステータスが正しく「発送完了」等に変わっているかを確認します。

この段階でエラーが出た場合は、マッピング設定や配送会社コードを見直してください。

本番実行とエラー時のリカバリー

テストが成功したら、残りのデータをアップロードします。
もし一部のデータでエラーが出た場合は、RMSからダウンロードできるエラーログを確認します。

エラー分だけを修正した新しいCSVを作り、再度アップロードを行えば問題ありません。
焦らず「エラー行のみ再処理」を行うのが基本です。全てをやり直すと二重送信のリスクがあるため、差分対応を心がけましょう。

まとめ

CSVで発送完了報告やステータス更新を自動化すると、手作業のミスがなくなり、お客様への通知もスピーディになります。
ポイントは以下の3点です。

• 権限と仕様の確認：更新に必要な権限と、受注番号・配送会社コードの形式を合わせる
• データ整形の徹底：Excelでの数値変換や文字化けに注意し、Shift-JISで保存する
• 小さく試す：1件テストで確実性を高めてから本番を実行する

最初は難しく感じる設定も、一度フォーマットが決まればルーチンワーク化できます。
エラーが出てもログを見れば原因は必ず特定できますので、一つずつ解消して運用を軌道に乗せていきましょう。

＜ご注意＞本記事の内容は、執筆時点の情報に基づいています。楽天RMSの仕様は変更される場合がありますので、最新のマニュアルやガイドラインも併せてご確認ください。