会議が終わった後、「1時間の話し合いを短くまとめるのが大変」「議事録の作成に時間を取られて、他の仕事が進まない」とお悩みではありませんか？
そんな会議の悩みを解消してくれるのが、AIを活用した議事録の自動要約です。
この記事では、「AIに議事録をまとめさせたいけれど、どうやればいいの？」とお悩みの方に向けて、AIを使った要約のメリットや、精度の高い議事録を作ってもらうための指示のコツを解説します。

AIに「議事録の要約」を任せる2つのメリット

会議の録音や文字起こしデータをAIに読み込ませて要約してもらうと、下記のようなメリットが得られます。

作業時間が「時間単位」から「分単位」へ

1時間の会議を録音して聞き直し、手作業で要点をまとめるのは、非常に大変な作業です。
AIを使えば、文字起こしされたテキストを読み込ませるだけで、わずか数秒〜数分で会議の要点を作成してくれます。
浮いた時間を他の業務に充てられるのが最大のメリットです。

客観的な視点で「抜け漏れ」を防ぐ

人間が要約すると、どうしても「自分の担当領域」や「興味のある話題」ばかりを厚く書いてしまいがちです。
AIは入力されたテキスト全体を客観的に分析するため、偏りのない、公平で正確な要約を作成してくれます。

手作業での要約	AIを使った要約
・作成に数十分〜数時間かかる ・書く人の主観が入りやすい ・会議直後の疲労で集中力が続かない	・数秒〜数分でサッと完成する ・客観的で抜け漏れが少ない ・フォーマット（型）を統一しやすい

要約の質は「元のテキスト」で決まる

AIはとても賢いですが、「元の文章（文字起こしデータ）」が支離滅裂だと、正しい要約を作ることはできません。
精度の高い議事録を作るためには、会議中のちょっとした配慮が必要になります。

マイクの音質と「話し方」を意識する

AIツールで音声を自動で文字起こしする場合、「マイクの音質」と「周囲の雑音」が結果に直結します。
複数人が同時に話して声が被ったり、マイクから遠い場所でボソボソと話したりすると、AIは言葉を正しく拾えません。
会議中は「1人ずつ、はっきりと話す」「発言しない時はミュートにする」といった基本ルールをチームで共有しておきましょう。

専門用語は事前に登録しておく

自社特有の略語や、業界の専門用語などは、AIが一般的な別の言葉に誤変換してしまうことがあります。
多くのAI議事録ツールには単語の辞書登録機能がありますので、事前によく使う言葉を登録しておくと、修正の手間を大きく省けるでしょう。

「人間の最終チェック」とセキュリティ

AIが作成した議事録はとても便利ですが、そのまま社内に共有するのは避けましょう。
AIは完璧ではなく、文脈を勘違いしたり、事実とは異なる内容を入れることがあります。

決定事項とToDoの正確性を確認する

AIは前後の文脈を勘違いしてしまうことがあるため、「最終的にA案に決まったのか」「今回は保留になったのか」といった重要な決定事項のチェックが必ず必要です。
また、自動抽出された担当者や期限が間違っていると、その後の業務に大きな支障が出てしまうため、人間の目で正しく整えましょう。

数字や金額などの重要データを見直す

AIは音声の聞き間違いをしやすいため、会議中に出てきた数字や金額、日付などのデータは特に誤りが発生しやすいポイントです。
これらの重要な数値が間違ったまま議事録として共有されると、社内外での大きなトラブルに発展するリスクがあるため、元の音声やメモと照らし合わせて入念に見直してください。

社外秘情報や個人情報の漏洩を防ぐ

会議の内容には、他人に知られてはいけない社外秘の情報や個人情報が多く含まれています。
無料のAIツールに入力したデータはAIの学習データとして二次利用されてしまう可能性があるため、必ず学習利用されない法人向けの安全なツールを利用するように心がけましょう。

まとめ

AIを活用した議事録の要約は、作業を一気に効率化してくれる方法です。
「マイク環境や辞書登録で下準備をする」「プロンプトで出力の型を指定する」「最後に人間が必ず事実確認を行う」
この3つのステップをしっかり踏むことで、精度の高い議事録が完成します。
最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度「自社の型」を作ってしまえば、その後の会議の負担は軽くなります。
まずは部署内の小さなミーティングから、AIを優秀なアシスタントとして活用する働き方をスタートしてみてください！

＜ご注意＞
本記事の内容は、執筆時点の情報に基づいています。
各AIツールや議事録サービスの仕様、セキュリティポリシーは予告なく変更される場合があります。
最新の情報は、必ず各サービスの公式サイトや公式ドキュメント等をご確認ください。