「プレスリリースの作成に時間がかかりすぎる」「もっと効率よく発信したい」とお悩みではありませんか？
企業の新しい取り組みをタイムリーに世へ伝えるプレスリリースですが、ゼロから文章を構成して書き起こすのは非常に大変な作業です。
特に、日々のコア業務と並行しながら多くのタスクを抱える広報担当者にとって、執筆時間の確保は大きな課題になります。
そこですぐに試していただきたいのが、文章作成を強力にサポートしてくれるAIツールの活用です。
この記事では、AIを使ってプレスリリース作成を効率化しつつ、誤った情報の出力を防ぐための運用ルールやプロンプトの型を解説します。
業務をAIで効率化する際の基本
AIを活用して広報業務をスピードアップさせる第一歩は、「AIに任せる作業」と「人が担う作業」をはっきりと分けることです。
AIは、社内のバラバラな資料を整理して文章のたたき台を数秒で作ることは得意ですが、事実の裏付けや企業としての想いを乗せることはできません。
このように、お互いの得意分野を理解して作業を切り分けることで、作成の手間を大幅に削減しつつ正確な情報発信が可能になります。
| 役割分担 | 具体的な担当作業 |
|---|---|
| AIが得意な領域 | 情報の整理、全体構成案の作成、文章の初稿作成、要約、複数タイトルの提案 |
| 人が担うべき領域 | 配信目的とターゲットの決定、一次情報（数値・固有名詞）の入力、事実確認、最終承認 |
効率化のカギは「事前準備」
AIにいきなり「プレスリリースを書いて」とだけ指示しても、自社が求めている内容とはかけ離れた文章が出てきてしまいます。
指示を出す前に、あらかじめ「誰に」「何を」「なぜ今伝えるのか」という情報の芯を箇条書きでも良いので固めておくことが、後からの修正指示を減らす最大のポイントです。
また、社内の未発表データや関係者の個人情報など、外部に漏れてはいけない機密情報をAIツールに入力しないよう、チーム内で入力用のセキュリティルールを徹底しておきましょう。
効率と品質を両立するプロンプトの作り方
AIから実用性の高い文章をスムーズに引き出すためには、指示出しの型をテンプレート化しておくのが効率的です。
プレスリリースを作成するたびにゼロから指示文を考えるのではなく、毎回変わる変数部分だけを埋めれば使える状態にしておきましょう。
【コピペで使える】プレスリリース作成用プロンプト
以下のテンプレートの〔 〕部分に必要な情報を当てはめてAIに入力するだけで、構成の整ったプレスリリースの初稿が瞬時に完成します。
トーン＆マナーや禁止事項をあらかじめ指定しておくことで、自社のブランドイメージを壊さないスマートな文章が生成されるでしょう。
あなたは優秀な広報担当者です。
以下の情報をもとに、メディアや一般読者の関心を惹きつけるプレスリリースの初稿を作成してください。
【ターゲット】
〔例：30代のビジネスパーソン、企業のDX担当者など〕
【伝えたい最も重要なニュース（結論）】
〔例：新しいAIツール「〇〇」を〇月〇日にリリースする〕
【盛り込むべき事実・数値・特徴】
・〔特徴1：従来比で作業時間を50%削減〕
・〔特徴2：初期費用無料〕
・〔特徴3：〇〇業界に特化した機能〕
【出力の構成】
1. タイトル（30文字以内で魅力的なものを3パターン提案）
2. リード文（5W1Hを含めた要約）
3. サービス開発の背景（社会的背景や開発者の想い）
4. サービスの特徴・詳細
5. 会社概要・お問い合わせ先
【注意事項】
・専門用語はなるべく避け、誰にでもわかる平易な言葉を使用してください。
・誇張表現（絶対に、世界一など）は使用しないでください。
一度で決めずに「再指示」でブラッシュアップする
AIから最初に出てきた文章がイメージと少し違っていても、諦める必要はありません。
「もう少し開発背景の文章を熱意が伝わるように書き直して」「リード文を200文字程度に要約して」など、追加で具体的な指示を出すことで、文章はどんどん洗練されていきます。
この「対話を繰り返す」ことが、最終的なクオリティを高めるコツです。
公開前の最終チェックでハルシネーションを防ぐ
最後は必ず人間の目による厳しい事実確認を行います。
AIは稀に、事実とは異なった情報を織り交ぜることがあるため、公開後の誤報トラブルを防ぐための確認ステップが欠かせません。
安全性を高める最終チェックリスト
確認作業をスムーズに行うため、あらかじめ検証すべき項目をリスト化して関係者で共有しておきましょう。
以下のチェックポイントを網羅することで、配信スピードを落とさずに発信の安全性をしっかりと担保できます。
| 確認カテゴリ | 具体的なチェック項目 |
|---|---|
| 事実と数値の正確性 | 価格、日付、新サービス名、実績の数字などが、自社の一次情報と完全に一致しているか。 |
| 引用と固有名詞 | 共同他社の社名や人名、役職が正しく表記されているか。コメントは本人の承認済みか。 |
| 表現の適切さ | 客観的な根拠のない「日本初」「業界No.1」などの言い切りや、誇大広告になっていないか。 |
| メディア向けの視点 | 単なる自社の宣伝に終始せず、「今の社会やトレンドにどう役立つか」という時事性が含まれているか。 |
| リンクと導線 | お問い合わせ先の窓口や、サービスサイトへのURLリンクがスマートフォンでも正しく機能するか。 |
まとめ
プレスリリース作成におけるAIの導入は、広報業務の効率化と発信量の増加に大きく貢献してくれます。
「AIに文章の土台作りを任せ、人間が事実確認と情報の強化を行う」という基本ルールを運用のベースにすれば、大幅な時短が実現します。
今回ご紹介したプロンプトのテンプレートやチェックリストを、ぜひ配信準備に取り入れてみてください。
AIのスピード感に人間ならではの熱量やこだわりを掛け合わせることで、メディアや読者へ届く、魅力的なプレスリリースが完成するはずです。
＜ご注意＞
本記事の内容は、執筆時点の一般的な情報に基づいています。各種AIツールやプレスリリース配信サービスなどの仕様、利用規約、およびガイドラインは変更される場合がありますので、実際に施策を導入・運用される際は必ず各サービスの最新の公式サイトをご確認ください。