ネットショップでお買い物をしたお客様から、「注文した商品はまだ発送されませんか？」とお問い合わせが来て、焦ってしまった経験はありませんか？
今は「注文したらすぐに届く」のが当たり前の時代。発送までの日数がかかってしまうことは、お客様が他のお店に流れてしまう一番の原因になってしまいます。
「早く発送したいけれど、毎日の作業に追われていて、これ以上どうすればいいか分からない…」と悩んでいるご担当者様も多いと思います。
この記事では、発送までの日数をグッと短縮して、お客様にいち早く商品をお届けするための具体的な「コツ」を、パソコンでの事務作業から倉庫での梱包作業まで紹介します！
「作業が止まっている場所」を見える化
発送を早くするための第一歩は、「どこで作業が止まってしまっているか」を見つけることです。多くのお店でつまずきやすいポイントは、次の2つに分けられます。
「手作業」によるデータ処理のタイムロス
発送が遅れてしまう原因の多くは、実は倉庫の現場ではなく、パソコンでの「受注処理」に隠れています。
注文データを手動でダウンロードして、エクセルでひとつひとつ確認しながら出荷の指示書を作っていませんか？
こうした手作業が多いと、どうしても時間がかかってしまいますし、「担当者が休みだと出荷作業が進まない」という問題も起きてしまいます。
倉庫の中での「商品を探し回る時間」
もうひとつの原因は、倉庫の中で「商品を探す時間」にあります。
商品がルールなく無造作に置かれていたり、「どこに何があるか」がベテランの記憶だけにお任せになっていたりすると、スタッフは倉庫内をあちこち探し回らなければなりません。
倉庫が「宝探し」のような状態になっていると、注文が増えた時にすぐに対応できず、発送が遅れる大きな原因になります。
【受注・パソコン作業編】発送を早める2つのコツ
時間がかかっている場所が分かったら、さっそく改善していきましょう。まずはパソコンでの受注作業をスムーズにするコツです。
1. 「一元管理システム」を使って自動化する
パソコン作業のタイムロスを劇的に減らす一番のコツは、受注から出荷指示までの流れをシステムに任せることです。
「一元管理システム（OMS）」というツールを導入すれば、注文が入った瞬間に在庫を減らし、そのまま倉庫へ「これを出荷してください」という指示を自動で出してくれます。
人間が手作業でデータを移し替える手間がなくなるため、注文から出荷準備までのスピードが圧倒的に早くなります。
2. イレギュラー対応の「マニュアル」を作っておく
どれだけ自動化を進めても、「お届け先住所の入力間違い」や「急なキャンセルのお願い」など、人の確認が必要な注文は必ず発生します。
ここで「どうしよう？」と悩む時間をなくすために、「こういう時はこうする」というルールをあらかじめ決めておくことが大切です。
「住所間違いの場合はこのメールを送り、〇日お返事がなければキャンセルにする」といった分かりやすいマニュアルを作っておけば、作業のストップを防ぐことができます。
【倉庫・梱包作業編】発送を早める2つのコツ
続いて、倉庫の中での作業スピードを上げて、サクサクと荷物を出発させるためのコツをご紹介します。
1. 「ロケーション管理」で商品を探す時間をゼロに！
倉庫作業のスピードアップに欠かせないのが、商品に住所を割り当てる「ロケーション管理」です。
「Aの棚の、2段目の、3番目の箱」といったように、すべての商品に分かりやすい番号をつけておきます。
そして、出荷指示書にその番号を印刷しておけば、新しく入ったスタッフでも迷うことなく、一瞬で商品を見つけられるようになります。
2. 使う箱を絞り込み、梱包デスクを使いやすく整える
商品を箱に詰める「梱包作業」も、ちょっとした工夫で時間を短縮できます。
まず、使う段ボールや袋の種類が多すぎると「どれに詰めようか」と迷う時間が生まれてしまうため、資材の種類はできるだけ少なく絞り込みましょう。
さらに、梱包を行うデスク周りをスッキリと片付け、ガムテープやハサミ、緩衝材などを「一歩も動かずに手が届く場所」に配置することが、流れるように作業を進めるための大切なコツです。
自分たちだけでは限界！と思ったら「外部委託」も検討を
社内のシステムを整え、倉庫を片付けても、「そもそもスタッフの人数が足りない」「倉庫が狭くてパンクしそう」という理由で、どうしても発送が遅れてしまうことがあります。
そんな時は、EC物流のプロである物流代行会社やフルフィルメントサービスに作業をまるごとお任せしてしまうことも、有効な選択肢です。
プロの設備とスタッフに任せれば、すぐに「即日発送」の体制を作ることができます。
お店のスタッフは新商品の企画やお客様対応といった「売上を作る仕事」に集中できるので、お店をさらに大きく成長させるチャンスに繋かります。
まとめ
発送までの日数を短くすることは、お客様に「このお店で買ってよかった！」と喜んでいただくための、とても大切なサービスです。
まずは、日々の作業の中で「手作業で時間がかかっている部分」や「迷ったり探したりしている時間」を見つけることから始めてみてください。
システムの導入で自動化を進めたり、倉庫の整理整頓を行ったり、時にはプロの力を借りたりしながら、少しずつ無駄をなくしていくことが、発送スピードを上げる一番の近道です。
できるところからひとつずつ改善して、お客様にいち早く素敵な商品をお届けできるお店づくりを目指していきましょう！
＜ご注意＞本記事の内容は、執筆時点の情報に基づいています。ECプラットフォームや各種システムの仕様・ガイドライン・ルール等は予告なく変更される場合があります。最新の情報は、必ず公式サイト等をご確認ください。